Was ist der Massenupload von Dokumenten und wie kann ich die Funktion benutzen?

Im Personalwesen kommt es häufig vor, dass mehrere Dokumente auf einmal in ein System hochgeladen werden sollen. Ein Beispiel wären die Lohnabrechnungen aller Mitarbeitenden am Ende des Monats. Ein anderes Beispiel sind Dokumente, die bei einem Mitarbeiter in die Personalakte auf einmal hochgeladen werden sollen. Administratoren User haben nun die Möglichkeit dazu. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie vorgehen müssen.

Bevor Sie den Upload starten, müssen Ihre Dokumente im Dateinamen bestimmte Kriterien erfüllen. Dokumente werden anhand dieser Kriterien/Bestandteile in die jeweilige Personalakte zugewiesen. Es gibt pro Datei drei Bestandteile des Namens, die mit Unterstrich getrennt werden müssen. Im Bestandteil selbst darf kein Unterstrich verwendet werden! Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente wie folgt benannt sind:

Teil 1: Besteht aus E-Mail-Adresse oder Personalnummer eines Mitarbeitenden, z.B. max.mustermann@beispiel.com oder 1234

Teil 2: Besteht aus einer Dokumentenart, die auch in Ihrem System im Tab Dokumentenarten bereits angelegt wurde, z.B. Lohnausweise oder Persönliche-Dokumente

Teil 3: Besteht aus dem eigentlichen Namen des Dokuments, z.B. "Lohnausweis Januar 2022" oder "FührerscheinKopie"

Sie können diese drei Teile in einer beliebigen Folge aneinander reihen. Die Bestandteile müssen jeweils mit einem Unterstrich getrennt sein. Ihr Dateiname kann dann zum Schluss so aussehen:

max.mustermann@beispiel.com_Lohnausweis Januar 2022_Lohnausweise

Persönliche-Dokumente_1234_FührerscheinKopie

In einem Namensbestandteil selbst darf kein Unterstrich verwendet werden! Eine E-Mail-Adresse wie z.B. max_mustermann@beispiel.com ist unzulässig beim Hochladen! Sie können in diesem Fall auch die Personalnummer statt die E-Mail-Adresse im Dateinamen verwenden.

Massenupload von Dokumenten

Massenupload von Dokumenten desselben Dokumententyps in unterschiedliche Personalakten