Konfiguration eines Workflows
Wie kann ich einen Workflow / Genehmigungsprozess konfigurieren?
Schritt 1 "Workflow Vorlage erstellen"
Öffnen Sie die Einstellungen / Workflows / Alle Workflows.
Durch klicken auf "Workflow erstellen" öffnet sich die Ansicht "Workflow erstellen".
Name
Wählen Sie einen Titel, der Sie erkennen lässt, für welchen Prozess eine Genehmigung erfolgen soll.
Beschreibung
Dies ist optional. Fügen Sie weitere Informationen hinzu, die Ihnen nützlich sind.
Objekt
Wählen Sie den Typ des Workflows aus (bspw. Abwesenheitsantrag, Zielvereinbarung, Veröffentlichung eines Jobs, Dokumente etc.)
Auslöser
Wählen Sie aus, welche Aktion den Workflow / Genehmigungsprozess auslösen wird. Sie können wählen zwischen folgenden Optionen:
Hinzufügen = Der Workflow wird aktiv, sobald ein Mitarbeiter z. B. einen neuen Urlaubsantrag erstellt und einreicht.
Bearbeiten = Der Workflow wird aktiv, sobald ein Mitarbeiter z.B. einen bestehenden Urlaubsantrag bearbeitet.
Löschen = Der Workflow wird aktiv, sobald ein Mitarbeiter z.B. einen bestehenden Urlaubsantrag löscht.
Veröffentlichen (nur bei Einheit Job) = Der Workflow wird aktiv, sobald ein Job veröffentlicht werden soll.
Zwischenphase / Finale Zwischenphase abschliessen (nur bei Einheit Zielvereinbarung) = Der Workflow wird aktiv, sobald eine Zwischenphase einer Zielvereinbarung abgeschlossen werden soll.
Auf Mandanten beschränken
Wählen Sie hier einen Mandanten aus, auf den sich der Workflow beziehen soll. Sollte kein Mandant ausgewählt werden, bezieht sich der Workflow auf alle Mandanten. Es kann je Mandant nur ein Workflow für die selbe Einheit und Auslöser erstellt werden.
Abwesenheitskonten (erscheint bei Auswahl der Einheit "Abwesenheitsantrag")
Legen Sie fest, für welches Abwesenheitskonto Sie einen Workflow/ Genehmigungsprozess festlegen wollen.
Dokumentenart (erscheint bei Auswahl der Einheit Dokumente)
Legen Sie fest, für welche Dokumentenart Sie einen Workflow/ Genehmigungsprozess festlegen wollen.
Workflow deaktivieren für:
Hier können Sie den Administrator als Ausnahme für Workflows festlegen. Dadurch wird der Standard-Workflow für alle vom Administrator ausgelösten Elemente außer seinem eigenen übersprungen.
Workflow details
Über das +Zeichen können Sie mehrere Workflow details hinzufügen
Art
Wählen Sie zwischen folgenden Optionen
"Benachrichtigung" (es wird eine Benachrichtigung im Tool ausgelöst, der Antrag erhält sofort den Status "Genehmigt")
"Genehmigung" (es wird eine Benachrichtigung im Tool ausgelöst, der Antrag bleibt so lange auf Status "Ausstehend", bis die Zielperson den Antrag bestätigt hat)
"Dynamische Genehmigung" (so wie bei "Genehmigung", aber der Antragsteller kann die Zielperson beim Einreichen des Antrags selbst auswählen).
Beschreibung
Dies ist optional. Fügen Sie weitere Informationen hinzu, die Ihnen nützlich sind.