Zusätzliche Felder für die Personalakte erstellen

Was ist der Unterschied zwischen zusätzlichen Feldern vom Typ "Stammdaten" und "Zusätzliche Felder (Beschäftigung)"?

Zusätzliches Feld: Persönliche Daten

Nach der Erstellung der Felder ist es notwendig, Abschnitte zu erstellen, in denen die Felder gruppiert werden. Diese Abschnitte erscheinen in der Personalakte des Mitarbeiters im Tab "Persönliche Daten".
Ein typisches Beispiel für zusätzliche Felder vom Typ Stammdaten ist beispielsweise der Familienstand, Anzahl der Kinder, Konfession, Notfallkontakt oder Bankdaten. 

Zusätzliches Feld: Beschäftigungsdaten

Im Gegensatz zu den Stammdaten ist es nicht möglich, Sektionen für die zusätzlichen Felder der Beschäftigung zu erstellen. Diese können beim Anlegen oder Bearbeiten einer Beschäftigung in der Personalakte ausgewählt werden.

Erst wenn die Felder ausgewählt wurden, erscheinen diese auch in der Personalakte im Tab "Beschäftigung".
 

Klicken Sie auf den Tab "Persönliche Daten" und dann auf "Zusätzliches Feld erstellen":

• Rollen: definieren Sie hier auf Basis des Feldes, welche Rollen dieses Feld in Zukunft sehen darf

• Sprache: Wählen Sie eine Sprache aus, in der das Feld angelegt werden soll. Wenn dieses in mehreren Sprachen angezeigt werden soll, können Sie auch mehrere Sprachen anlegen.

• Feldtyp: Hier können Sie festlegen, wie das Feld später aussehen soll. Bspw. ist die Art "Datum" ist es ein Datumsfeld, ist die Art "Eingabefeld" ist es ein einzeiliges Textfeld. Eine Übersicht über alle verschiedenen Arten finden Sie hier.

Weitere Felder in der Beschäftigung hinzufügen (Felder "Details der Beschäftigung" Tab "Beschäftigung" in der Personalakte)

Klicken Sie auf den Tab "Beschäftigungsdaten" und dann auf "Zusätzliches Feld erstellen":

• Sprache: Wählen Sie eine Sprache aus, in der das Feld angelegt werden soll. Wenn dieses in mehreren Sprachen angezeigt werden soll, können Sie auch mehrere Sprachen anlegen.

• Feldtyp: Hier können Sie festlegen, wie das Feld später aussehen soll. Bspw. ist die Art "Date" ein Datumsfeld, "Input" ist ein einzeiliges Textfeld.

• Relevant für die Gehaltsabrechnung: definieren Sie hier, ob das Feld in Zukunft für das Payrolling benutzt werden soll. Slider an = ja / Slider aus = nein. Sollten Sie sich dafür entscheiden, dass dieses Feld für das Payrolling benutzt werden soll (Slider an). Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn Sie "Nummernfeld" als Feldtyp ausgewählt haben.

Klicken Sie danach auf Speichern und das Feld ist hinzugefügt. Das Feld können Sie nun einer bestehenden Beschäftigung zuordnen.

Sektionen werden verwendet, um zusätzliche Felder zu gruppieren, die alle Arten von persönlichen Daten enthalten, die Sie von Ihren Mitarbeitern wissen müssen. Diese Sektionen können später den persönlichen Daten der Mitarbeiter hinzugefügt werden, damit diese sie ausfüllen können.

Erstellen einer Sektion

Nachdem Sie Ihre zusätzlichen persönlichen Felder erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Sektion erstellen" im "Admin"-Bereich der Systemeinstellungen. Geben Sie nach dem Eingeben eines Titels bitte alle zusätzlichen Felder an, die Sie in die Sektion aufnehmen möchten. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die ausgewählten persönlichen Datenfelder zu sortieren, um die Reihenfolge zu ändern, in der sie in der Sektion angezeigt werden.

Erstellen einer Standardsektion

Durch Aktivieren des Schalters "Als Standardsektion festlegen" können Sie die Mandaten auswählen, für die diese Sektion standardmäßig angezeigt werden soll. Nachdem Sie diese neu erstellte Sektion gespeichert haben, erscheint neben dem Titel ein Stecknadel-Symbol, um anzuzeigen, dass es sich um eine Standardsektion handelt. Wenn Sie den Zeiger über das Symbol fahren werden die Mandanten angezeigt, für die diese Sektion als Standard festgelegt ist. Ab sofort wird diese Sektion zum Bereich "persönliche Daten" aller Personalakten vorhandenen Mitarbeiter der ausgewählten Mandanten hinzugefügt, und sie erscheint auch automatisch beim Erstellen eines neuen Mitarbeiters dieser Mandanten.