Der Unterschied zwischen Checklisten und Workflows

Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow und einer Checkliste?

Generell unterscheiden sich die beiden Funktionen wie folgt. Workflows werden automatisch durch sogenannte Trigger ausgelöst. Workflows müssen also nicht manuell ausgelöst werden und folgen immer dem definierten Weg. Meistens orientiert sich dieser am Organigramm. Beispielsweise kann definiert werden, an wen ein Urlaubsantrag versendet werden soll. Diese Person muss den Antrag dann genehmigen. Workflows können für die folgenden Trigger erstellt werden: 

• Abwesenheiten (hinzufügen, bearbeiten oder löschen)

• Jobinserat (veröffentlichen)

• Personalakte (bearbeiten)

• Zielvereinbarung (hinzufügen oder bearbeiten)

Checklisten hingegen bilden klare Arbeitsabläufe ab. Diese können individuell gestaltet werden. Ein Beispiel ist das Onboarding. Für ein Onboarding kann die folgende Checkliste definiert werden: 

• Arbeitsvertrag erstellen & unterzeichnen lassen (Verantwortlich: HR)

• IT Equipment anfragen & bereitstellen (Verantwortlich: IT)

• erster Arbeitstag | Bereitstellung von Unterlagen zur Firmenkultur (Verantwortlich: HR)

• erster Arbeitstag | Meet the Teamlead (Verantwortlich: Teamlead)

• erster Arbeitstag | Meet the CEO (Verantwortlich: CEO)

• erster Arbeitstag | Unterzeichnen von weiteren Dokumenten für die Arbeitssicherheit (Verantwortlich: HR)

• usw.

In der Vorlage wird jedoch noch nicht definiert, an wen die einzelnen Schritte zugewiesen werden. Diese Unterscheiden sich, abhängig in welchem Team der neue Kollege/ die neue Kollegin startet. Sobald die neue Person im Unternehmen beginnt, kann die Checkliste ausgelöst werden. Hier gibt es die Möglichkeit, jeden Schritt individuell an die jeweiligen Mitarbeitende zuzuweisen. Diese werden über den Schritt benachrichtigt und müssen diesen nach Erledigung abhaken. Hierdurch erhält man konstant den Überblick, wo sich die Checkliste gerade befindet und bei wem eine Aufgabe ausstehend ist.