FAQs

Hat die Umstellung Auswirkungen auf die Kosten?
Nein, die Umstellung auf Futura wirkt sich nicht auf die Kosten aus.

Bleibt die Funktion der “Aufgaben” unter Jacando-Admin bestehen?
Die Funktion Aufgaben heißt bei Futura "To-Dos" (links in der Navigationsleiste) und bleibt somit bestehen.

Können mit der neuen Oberfläche die Bewerbungsunterlagen alle auf einmal runtergeladen werden?
Uns ist das Thema bzw. die Anforderung bekannt. Allerdings gibt es hier noch keinen Zeithorizont bzgl. Entwicklung dieser Funktionalität.

Gibt es für die interne Kommunikation Materialien/Hilfestellung?
Dafür stellt unser Helpcenter die Basis. Wir haben einen ,,Futura Infohub", der konstant erweitert wird und zu Futura die aktuellste Quelle darstellt. Außerdem dienen die separaten Webinare zu den einzelnen Modulen als Hilfestellung. Gerne können Sie dazu auch Ihre Kolleg:innen einladen.

Gibt es beim Wechsel auf Futura eine Downtime des Systems?
Nein.

Wird es möglich sein, die Struktur von Exporten zu Excel anzupassen?
Nein, das wird vorerst nicht möglich sein.

Wie funktioniert der Mailverkehr mit einem/r Bewerber/in, wenn dieser via Jacando erfolgt? Was für eine Mailadresse wird dem Kandidaten/in angezeigt bzw. auf welche Adresse gibt er Antwort?
Es ist eine „Noreply" E-Mail Adresse. Der Bewerber hat in der Mail einen direkten Link, um in sein Bewerberprofil zu gelangen. Dort kann der Bewerber via Messenger dem Recruiting antworten.

Wird der Kalendar in jacando mit Google Calender und iCal synchronisiert werden?
Aktuell kann man bereits den jacando-Kalenderfeed in den eigenen Kalender (Google, Outlook, etc.) exportieren bzw. importieren. Neu wird sein, dass man den Google (Outlook, iCalendar, etc.)-Kalender-Feed bei jacando importieren kann.

Wie geht Futura damit um, wenn ein Mitarbeitender der Anzeige seines Geburtsdatums aus Datenschutz widersprochen hat? Bzw. muss ein Mitarbeitender nicht aktiv zur Anzeige zustimmen?
Das Geburtsdatum ist nur für User mit Admin/HR-Rolle sichtbar.

Kann im Kalender jetzt auch eine Abwesenheit direkt eingetragen werden?
Aktuell nicht, allerdings empfiehlt sich hier der neue Shortcut via der Taste "A" auf der Tastatur.

Wird in Zukunft nur für die HR sichtbar sein, wenn sich ein Bewerbender mehrfach beworben hat?
Die Einstellungen gegenüber der alten Oberfläche bleiben unverändert.

Sieht der Vorgesetzte den Kalender seiner Mitarbeiter automatisch in einem Gesamtübersichtskalender?
Ja, Abwesenheiten des eigenen Teams werden im Kalender angezeigt - jedoch haben Sie auch die Möglichkeit, dies über einen Filter auszustellen.

Kann ich weiterhin nach Projekt und Aktivität auswerten?
Ja, das wird weiterhin möglich sein.

Was ist der Hintergrund der Umstellung von jacando auf Futura? Sind Kosten damit verbunden?
Unsere Vision bei jacando ist es, den Alltag aller Nutzenden zu erleichtern. Daher ist der Schritt zu Futura ein wesentlicher Meilenstein hierzu. Die Kosten bzw. Nutzungsgebühren bleiben hiervon unberührt.

Wird es eine kurze Powerpoint o.ä. geben, mit der man den Angestellten die neue Oberfläche kurz präsentieren kann, bevor alles umgestellt wird - möglichst auch auf Englisch.
Jeder Kunde ist für die interne Kommunikation eigenverantwortlich. Natürlich stehen wir Ihnen aber beratend zur Seite.

Man konnte Abwesenheitsanträge im alten jacando über den Kalender öffnen, direkt daraus bewilligen oder ablehnen. Wird diese Funktion erhalten bleiben?
Ja, das wird weiterhin für Sie möglich sein.

Werden die Daten, die im bisherigen jacando drin waren in das Neue übernommen?
Ja, alle Daten, Workflows etc. werden übernommen.

Können in Zukunft Bewerbende auch einfach zwischen unterschiedlichen Jobs verschoben werden, inkl. Notizen und Schlagwörtern?
Bewerbende können zwischen Jobs verschoben werden, allerdings werden Notizen und Feedback hierzu nicht übernommen, da diese jobbezogen sind.

Werden alle bisherigen Funktionen von jacando-Admin auch in Futura abgebildet?
Ja, diese werden abgebildet, sie sind teilweise in einer neuen Darstellungsweise eingebunden und für Sie mit weniger Klicks erreichbar.

Kann ich als Vorgesetzter, wenn ich mehrere Teams unter mir habe, im Kalender/Workflow gezielt nach einem Team filtern?
Die Filter Optionen im Kalender (in Listenansicht) werden in einem ersten, baldigen Schritt um die Abteilung, den Standort sowie den Mandanten erweitert werden.

Finde ich im neuen Posteingang auch die Workflows, die ich nur zur Information erhalte (also nicht aktiv etwas erledigen muss)?
Nein, aktuell kommen hier alle Workflows, Checklisten, Feedback Anfragen, etc. an, auf die reagiert werden muss (Aktive Erledigung). Benachrichtigungen erscheinen unter der Glocke.

Lässt sich eine Gehaltshistorie jetzt darstellen?
Eine Gehaltsanpassung wird genau wie auf dem alten Frontend dargestellt und durchgeführt. Eine Gehaltshistorie kann gepflegt werden, allerdings bedingt sich technisch nach wie vor einen Beschäftigungswechsel.

Lassen sich die Mitarbeiter in der Übersicht nach Abteilungen filtern?
Für die Mitarbeiterliste und die Beschäftigungsliste ist aktuell keine Spalte für “Abteilung” geplant.

Ich habe gerade auf die Schnelle nicht den Reiter “Notizen” in der Personalakte gesehen. Den gibt es weiterhin, richtig?
Den Bereich Notizen gibt es weiterhin. Eine Möglichkeit, warum dieser nicht eingesehen werden kann, sind die App-Einstellungen im Bereich Einschränkungen der Personalakte.

Wird es den Filter Aktiv / archiviert in der Mitarbeiterliste auch für Vorgesetzte geben?
Nein. Da er aktuell keinen Mehrwert bieten würde. Ein Vorgesetzter hat keine Einsicht auf ehemalige Mitarbeiter gemäß Rollenkonzept.

Den Bereich Unternehmen sehen auch alle Mitarbeiter oder nur ich als Admin bzw. HR?
Im Bereiche Unternehmen ist die Sicht auf die User Rolle eingeschränkt. Vereinzelte Bereiche werden aber eingesehen.

Frau Anklam sagte, dass später noch die Übersicht “Abwesenheiten” so eingestellt sein wird, dass ich nicht nur monatsweise die Abwesenheiten sehe, sondern auch für das gesamte Jahr. Für mich ist das sehr relevant, weil ich so regelmäßig noch ausstehende Abwesenheiten aufspüre und prüfe, wo eine Genehmigung fehlt (weil vlt. eine Teamleitung erkrankt ist). Wird die Übersicht auf das gesamte Jahr bis Ende des Jahres funktionieren?
Um ausstehende Abwesenheits-Genehmigungen prüfen zu können, sollte in Zukunft auf das “benutzerdefinierte Listen Reporting" zurückgegriffen werden. Hier werden Sie den Zeitraum variabel einstellen können. Die Abwesenheit, so wie der Status, wird ebenfalls verfügbar sein. Der Filter in der Anwesenheitsübersicht (Organisation) wird erstmal nicht angepasst.

Ist in Futura die Personalnummer weiterhin editierbar (vom Employee)?
A: Ja.

Sieht der Fachverantwortlicher alle Geburtstage seiner/ihrerAbteilung im Kalender?
Ja.

Wird es möglich sein, Regeln für den Urlaubsanspruch zu hinterlegen? Stichwort: steigender Anspruch nach Betriebszugehörigkeit
Aktuell nicht geplant.

Ist es möglich eine Mitarbeiterliste inkl. Gehältern zu selektieren/zu filtern?
Dies ist via Mitarbeiterliste und/oder Beschäftigungsliste nicht möglich, sollte aber via Reporting gehen.

Kann ich als Checklisten-Auslöser aus der laufenden Checkliste jetzt einen Reminder schicken?
Nein, die Reminder orientieren sich an den hinterlegten Deadlines der einzelnen Schritte. Der Reminder wird hier immer an die Zielperson versendet.

Gibt es eine Möglichkeit, die Benachrichtigungen in einer Liste zu sehen und nicht nur über die Glocke?
Aktuell ist keine Listenansicht für Benachrichtigungen geplant. Durch den neuen Posteingang, sollten Aufgaben deutlich präsenter sein als in dem früheren Aktionsbereich (den man zumeist über die Benachrichtigung erreicht hat).

Kann ich in der Checkliste einen Termin setzten, wann der Checklistenschritt an die betroffene Person gesendet werden soll?
Dies ist aktuell noch nicht möglich.

Wenn es den Posteingang neu gibt, wofür brauche ich dann überhaupt die Benachrichtigungen?
Der Posteingang gleicht dem ehemaligen “Aktions-Bereich”. Hier kommen alle Actions an, auf die Sie reagieren müssen. Bei den Benachrichtigungen gehen noch mehr Informationen ein.

Erhält man als Abteilungsleiter von Futura eine E-Mail in sein Postfach, wenn ein MA Geburtstag hat?
Nein.

Es fehlt die Start Stop Funktion auf der ersten Seite (Schnellzugriff) für die Employee User.
Die Idee wurde im Produktmanagement bereits besprochen und für gut empfunden. Nun muss geprüft werden, wie und mit welchem Aufwand dies umgesetzt werden kann.

Wird sich der Link für den Zugriff auf Futura verändern ? (dauerhaft - also nicht nur für die Testphase)
Der Link wird so bleiben, auch wenn das Tool final umgestellt wird.